Рассмотрим на примере HR-специалиста, который работает в компании со штатом сотрудников 80 человек. В его обязанности входит непосредственно отбор и найм кандидатов, а еще адаптация, разработка программ обучения для сотрудников, оценка и стратегическое планирование.
В одном из отделов появляется необходимость нанять нового менеджера. Эйчар вместе с руководителем отдела составляет вакансию и размещает ее на hh.ru. В первые три дня на вакансию приходит 100+ откликов — нужно их разобрать, выбрать кандидатов и назначить собеседования.
Чтобы сэкономить время и избавиться от согласований созвонов, специалист подключает Планёрку. Сервис синхронизируется с календарем от Яндекса, Google, Apple или Microsoft и видит, какое время уже занято другими задачами.

На первое собеседование эйчар закладывает 30 минут. Он создает соответствующий тип встречи в личном кабинете, называет ее «Первое собеседование» и добавляет ссылку на Google Meet — в этом сервисе ему удобнее проводить созвоны. Можно также использовать Sber Jazz или Jitsi Meet, а еще планировать созвоны по телефону и личные встречи.

Специалист не хочет проводить собеседования с утра до ночи, поэтому в настройках встречи он выбирает время, когда готов общаться с кандидатами. В Планëрке это называется «Доступность».
Эйчар настраивает несколько интервалов доступности: в понедельник с 16 до 18 часов по московскому времени, а в среду и пятницу — с 9 до 12. Кандидаты могут посмотреть доступные слоты по московскому и по местному времени, если оно отличается, и забронировать их. Это удобно, поскольку удаленные специалисты не всегда работают в одном часовом поясе.
Еще эйчар настраивает программу так, чтобы свободные окна закрывались заранее — за день до встречи. Кандидат не может забронировать слот на текущий день, и это позволяет избежать внезапных созвонов.

Когда настройка закончена, у HR-специалиста в личном кабинете появляется встреча, ссылку на которую можно отправлять кандидатам. По ссылке они увидят расписание и смогут сами забронировать свободные день и час для собеседования.

А вот как настроить шаблон:

Теперь все, что нужно сделать, — это просмотреть отклики, отметить понравившиеся и одной кнопкой отправить приглашения на собеседование. Когда кандидат бронирует время, собеседование автоматически добавляется в календарь эйчара, и обоим приходят уведомления на почту и в Телеграм.
Даже если HR-специалист выберет всего 15 кандидатов, то сэкономит больше 3,5 часа на переписках и согласовании созвонов.
С Планеркой собеседования плотно встраиваются в график, а если у эйчара появляются другие дела, он ставит их в календарь, и сервис показывает кандидатам этот слот как занятый. Так получается избежать путаницы в задачах: созвоны не накладываются, а время распределяется эффективно.

Второе собеседование в компании проходит с руководителем. Эйчар согласует с ним новое время: вторая встреча обычно занимает час, а руководитель готов созваниваться только в понедельник и вторник с 9 до 12. Поэтому специалист создает новый тип встречи, на 60 минут, и называет его «Второе собеседование».

Чтобы не уточнять у руководителя, не поменялись ли планы, эйчар просто подключает и его календарь к Планëрке. Так сервис отслеживает занятость обоих и предлагает кандидатам только те слоты, когда HR и руководитель свободны.
Ссылку на второе собеседование эйчар отправляет уже вручную. В форму для бронирования он добавляет дополнительное поле, куда кандидат должен прикрепить тестовое задание. Его делает обязательным, так что без тестового попасть на собеседование не получится.

С Планёркой процесс найма упрощается в разы:

• сервис берет на себя организационную рутину;
• не нужно тратить время на трехстороннее согласование встреч и постоянные переносы;
• собеседования четко встраиваются в график — назначить два на одно и то же время или случайно пропустить созвон невозможно;
• благодаря порядку в календаре получается посмотреть больше кандидатов;
• время, затраченное на найм, меньше, а значит, его стоимость — ниже.